资料核实日期：2026年9月13日｜适用于一般香港私人股份有限公司
收到公司秘书的续期报价，才发现年费加了；想问一份文件，又要追几次才有人回复。如果你正考虑更换公司秘书，最担心的可能不是填表，而是：「旧公司会唔会唔交文件？转走之后，政府信件由谁收？今年年报会不会漏交？」
转秘书可以有条理地处理。先核对合约及公司纪录，再安排新旧任期衔接、提交变更通知，最后逐项点收文件。以下按实际办理次序，讲清楚要准备甚么，以及哪些事情不能只靠一句「已经交接」。
先记住这3件事
- 15日是申报期限：公司秘书委任或停任后，须在15日内交付ND2A，并非等周年申报时才一并处理。
- 先安排接任，再结束旧服务：确认生效日期、收信安排及临近到期事项的负责人，避免出现服务空档。
- 交表与交接要分开验收：除了提交纪录，也要收到更新后的登记册、公司文件及未完成事项清单。
申报期限依据：公司注册处：公司秘书委任及停任常见问题。
更换公司秘书，一定要等合约到期吗？
一般不需要等到公司成立周年日或商业登记续期才可以更换。实际何时生效，要按公司章程、有效的公司决定，以及现有服务合约安排；合约的通知期、提前终止费及退款条款，亦要先看清楚。
第一步可以很简单：找出最近一次服务确认书和付款单，圈出「续期日」「通知期」「地址服务」三项。若原服务同时包括注册地址、收信、重要控制人登记册指定代表，便要确认这些项目是否会随秘书服务一并停止。
不要只比较年费。新服务是否包含周年申报、政府规费、登记册更新、收信扫描及日常变更，会直接影响你之后的总开支。
香港更换公司秘书流程：按这6步办理
第1步：核对现任资料和下一个申报期限
先确认公司注册处纪录中的秘书究竟是哪一个人或法人团体。有时日常联络的品牌名称，与正式获委任的公司名称并不相同。
同时整理未来两三个月的工作：周年申报表、商业登记续期、报税及正在进行的股份或董事变更。若有事项快到期，就先写明由谁完成，不要等整套文件交齐才开始跟进。周年申报可参考NAR1填写及提交期限教学。
第2步：确认新秘书资格、服务范围及接任条件
公司秘书如由个人担任，须通常居于香港；如属法人团体，须符合在香港设有注册办事处或营业地点的要求。公司的唯一董事不能同时兼任公司秘书；亦不能透过一间以该人为唯一董事的法人团体，回避相关限制。
如聘用提供公司服务的机构，应核对其TCSP牌照，或确认是否属法定豁免类别，例如符合定义的会计或法律专业人士。可以在信托及公司服务提供者注册办事处查阅持牌人资料。资格要求及豁免并非同一回事，报价时要问清楚实际由谁出任。
新服务商通常会进行客户尽职审查，要求公司、董事、股东及实益拥有人的相关资料。这些是接纳客户所需资料，不能与交给公司注册处的变更表格混为一谈。
第3步：书面通知旧服务商，列明交接安排
按合约发出终止通知，列明拟定停任日期、新服务商联络人、文件交付方式及未完成工作。若涉及辞任，保留辞任通知；如属免任，则按章程及适用程序处理，不应为了方便而要求对方倒填日期。
一封通知最好能回答四个问题：服务做到哪一日、政府信件转交到哪里、哪些文件要交回，以及何时确认交接完成。收费有争议的项目，另列明金额及合约依据，方便跟进。
第4步：按章程完成公司决定，衔接新旧任期
按公司的组织章程细则，由有权作出决定的人士办理停任及委任；一般会以董事会决议或符合章程的书面决议记录。文件应清楚写明新旧秘书名称、生效日期，以及谁获授权签署和提交通知。
实务上可安排新秘书在旧秘书停任当日接任，并同步开始收信及纪录管理。要先确认新秘书已同意接任和完成必要审查，再定最后日期。签了服务合约，也应检查公司层面的委任是否已妥善完成。
第5步：在法定期限内交付ND2A
公司须在委任或停任后的15日内，向公司注册处交付ND2A「更改公司秘书及董事通知书（委任／停任）」。若新旧日期不同，应按各自的生效日期计算期限。
ND2A可申报旧秘书停任及新秘书委任，由一名董事或公司秘书按填表须知签署。纯粹更换秘书，不要误填成董事变动；表内的「出任董事职位同意书」亦不是公司秘书的委任同意书。详见官方ND2A表格及填表须知。
交付后，保存表格副本、提交确认及其后的登记结果；如被退回补正，要及时处理。只收到服务商说「已安排」，还不足以确认申报完成。
第6步：更新登记册，逐项点收文件
更新公司秘书登记册及相关内部纪录，确认新服务商收到所需文件。交接清单应列明已收、欠缺、不适用，以及每项的负责人和完成日期；公司自己亦应保留可读取的副本。
最后查核公众纪录是否反映变更，并确认第一封政府信件、第一项到期申报会由谁处理。这一步做妥，才算真正转得顺。
更换公司秘书需要甚么文件？
以下是一般准备清单；实际要求会因股权架构及服务范围而不同。特别留意：不是整份清单都要夹在ND2A后面提交。
| 资料类别 | 一般需准备 | 主要用途 |
|---|---|---|
| 公司基本资料 | 公司注册证明书、有效商业登记证、最新章程、最近周年申报表；新成立公司可提供成立表格 | 核对公司身份及目前架构 |
| 变更安排 | 旧秘书资料、拟定停任及委任日期、相关公司决议、辞任或终止通知及新秘书接任确认 | 支持有效停任、委任及交接 |
| 申报资料 | 公司名称、商业登记号码、新秘书姓名／名称、地址、身份或法人资料，以及TCSP牌照或适用原因 | 填写ND2A及适用附页 |
| 客户审查资料 | 董事、股东及实益拥有人身份证明、地址及业务资料；法人股东的架构及存续文件（按要求） | 供新服务商完成尽职审查 |
| 附带服务资料 | 现有地址服务、登记册备存位置、SCR指定代表、收信及待办事项 | 安排服务衔接，判断其他通知是否适用 |
如新秘书属自然人，ND2A的公众部分与PI-ND2A受保护资料页有不同填写要求，应照官方须知处理，避免把完整身份资料放错位置。
公司秘书交接清单：这10项逐项确认
你可以把以下清单复制给新旧服务商使用。属公司自己的文件，应确认正本或有效电子文件由谁保管；如某项从未存在，标注「不适用」，不用为了凑齐而补造文件。
- 成立及存续文件：公司注册证明书、商业登记证、章程及其修订版本。
- 成员与股份纪录：成员登记册、股份配发及转让纪录、股票及相关存根（如适用）。
- 董事及秘书纪录：登记册、历次委任／停任通知、董事及秘书资料更改纪录。
- 重要控制人登记册（SCR）：最新登记册、相关通知及回复、指定代表资料和备存地址。
- 决议及会议纪录：董事、成员的书面决议及会议纪录，连同仍未完成的签署事项。
- 政府申报及回执：历年NAR1、ND2A／ND2B、NR1／NR2及其他适用文件，连提交、退件及登记结果。
- 公司印章及实物：如原服务商代为保管印章、钢印或公司文件盒，点算后签收；并非每间公司都必须备有钢印。
- 政府信件及待办清单：未处理信件、回复限期、商业登记续期、报税及其他跟进事项。
- 授权及电子档案：交回公司拥有的档案，确认可读取；检视代理授权和平台联系，按需要更新，毋须共用私人帐户密码。
- 交接确认：列出已收及欠缺项目、正本持有人、追收日期，并确认下一项申报由谁负责。
不要只问「公司盒收到了吗？」更有用的问法是：「最新成员登记册是哪一版？今年NAR1有没有提交确认？欠哪份董事决议？」问得具体，对方才容易逐项答复。
转秘书时，注册地址和SCR会自动更新吗？
不会。秘书、公司地址、登记册备存位置及SCR指定代表是不同事项。即使原本由同一间服务商包办，也要逐项安排。
注册办事处搬走：检查NR1及收信安排
若只更换秘书而注册办事处维持不变，不会单因转秘书而需要更改公司地址。如注册办事处确实更改，须在更改后15日内交付NR1。新地址开始使用前，确认有权使用、能正常收取政府信件，并安排旧址收到的信件如何转交。依据：NR1官方填表须知。
如果商业登记上的业务地址也有更改，须按税务局要求在更改后1个月内通知。若新业务地址与新注册办事处相同，可在电子NR1选用相应的一站式通知服务；不要假设每次交NR1都已同步更改所有税务通讯资料。详见税务局一站式公司资料变更通知说明。
登记册搬走：检查NR2及指定代表
若SCR原先放在旧秘书办公室，交接时须确认新备存地点。公司注册处列明，除适用豁免外，SCR首次在注册办事处以外地点备存，或备存地点更改后，须在15日内交付NR2。成员登记册及其他公司纪录亦有各自要求，应按实际搬迁情况核对，并非每次转秘书一律交NR2。
假如旧服务商同时是SCR指定代表，也要安排合资格人士接替并更新纪录。这个角色不会单凭ND2A自动转到新秘书名下。可参阅公司注册处SCR指定代表及备存地点常见问题。
转公司秘书要多久？报价要怎样比较？
整体时间取决于合约通知期、客户审查、签署速度、是否更改地址，以及旧纪录是否齐全。15日是变更后的法定申报期限，并不是服务商完成全部交接的保证时间。
询价时，可以请对方逐项列出：接任及文件处理费、每年秘书费、周年申报代办及政府规费、注册地址与收信费、SCR及指定代表服务，以及补回旧纪录或处理欠交文件的费用。再向旧服务商确认有否合约通知期、未付服务费或提前终止安排。
例如两份报价都写「秘书年费」，一份包含NAR1代办和收信，另一份需要另付，实际总价就不同。比较时用相同服务范围逐项对照，会比只看第一行价钱准确。
更换公司秘书常见问题
旧秘书不回复，是否完全不能转？
不要只因对方未回复，就假设公司永远不能更换。应先保留通知及追讨纪录，请新服务商核对章程、合约、有效停任方式和现有公众纪录，再安排接任及申报。若涉及文件扣留、欠费或免任争议，需按个案处理；同时把临近的法定期限列为优先事项。
一定要旧秘书签ND2A吗？
ND2A并非必须由旧秘书签署，官方须知容许由一名董事或公司秘书签署。应由签署当时有资格的人按实际情况签署；表格的签署安排，不能代替公司本身所需的有效停任及委任程序。
ND2A、ND2B、ND4有甚么分别？
ND2A用于委任或停任；同一名秘书的详情更改，一般用ND2B。ND4则涉及秘书或董事自行申报辞职；公司已用ND2A申报秘书辞职时，辞任秘书毋须再交ND4。不要以为正常转秘书一定要三份全交。
转了秘书，之前漏交的年报或税表会一笔勾销吗？
不会。公司过往的申报责任仍然存在。接任前要列出欠交文件及未完成工作，确认补交、跟进和相关费用由谁处理。新秘书的日常年费，也不一定包含清理历史欠件。
公司没有生意，是否可以不委任秘书？
一般香港私人有限公司仍须有公司秘书。「没有营业」也不等于已取得法定不活动公司地位，不能单凭没有收入便停止处理公司合规事项。
转秘书会否影响银行户口或要重新开公司？
单纯更换公司秘书不会令公司变成另一间公司，一般毋须重新注册或重新开立银行户口。不过银行可能要求更新秘书、地址、联络人或授权资料，应按银行条款核对；若同时更改签署人，亦要另行处理。
准备转秘书？先把公司资料与到期事项整理好
你不需要先把所有旧文件找齐，才开始了解转换安排。可先整理公司名称、商业登记号码、现有服务到期日，以及是否需要一并更改地址，让新服务商判断所需步骤。
如想由WeCorp协助评估接任，可联络我们了解公司秘书服务范围及报价。交接前先讲清楚由谁交表、由谁收信、哪些文件尚欠，之后便容易跟进。
本文为一般公司实务资讯，按上述官方资料整理；涉及章程限制、服务合约或交接争议，应按公司实际情况寻求专业意见。上市公司及其他特殊类型公司的安排可能不同。