資料核實日期：2026年9月13日｜適用於一般香港私人股份有限公司

收到公司秘書的續期報價，才發現年費加了；想問一份文件，又要追幾次才有人回覆。如果你正考慮更換公司秘書，最擔心的可能不是填表，而是：「舊公司會唔會唔交文件？轉走之後，政府信件由誰收？今年年報會不會漏交？」

轉秘書可以有條理地處理。先核對合約及公司紀錄，再安排新舊任期銜接、提交變更通知，最後逐項點收文件。以下按實際辦理次序，講清楚要準備甚麼，以及哪些事情不能只靠一句「已經交接」。

更換公司秘書，一定要等合約到期嗎？

一般不需要等到公司成立周年日或商業登記續期才可以更換。實際何時生效，要按公司章程、有效的公司決定，以及現有服務合約安排；合約的通知期、提前終止費及退款條款，亦要先看清楚。

第一步可以很簡單：找出最近一次服務確認書和付款單，圈出「續期日」「通知期」「地址服務」三項。若原服務同時包括註冊地址、收信、重要控制人登記冊指定代表，便要確認這些項目是否會隨秘書服務一併停止。

不要只比較年費。新服務是否包含周年申報、政府規費、登記冊更新、收信掃描及日常變更，會直接影響你之後的總開支。

香港更換公司秘書流程：按這6步辦理

第1步：核對現任資料和下一個申報期限

先確認公司註冊處紀錄中的秘書究竟是哪一個人或法人團體。有時日常聯絡的品牌名稱，與正式獲委任的公司名稱並不相同。

同時整理未來兩三個月的工作：周年申報表、商業登記續期、報稅及正在進行的股份或董事變更。若有事項快到期，就先寫明由誰完成，不要等整套文件交齊才開始跟進。周年申報可參考NAR1填寫及提交期限教學。

第2步：確認新秘書資格、服務範圍及接任條件

公司秘書如由個人擔任，須通常居於香港；如屬法人團體，須符合在香港設有註冊辦事處或營業地點的要求。公司的唯一董事不能同時兼任公司秘書；亦不能透過一間以該人為唯一董事的法人團體，迴避相關限制。

如聘用提供公司服務的機構，應核對其TCSP牌照，或確認是否屬法定豁免類別，例如符合定義的會計或法律專業人士。可以在信託及公司服務提供者註冊辦事處查閱持牌人資料。資格要求及豁免並非同一回事，報價時要問清楚實際由誰出任。

新服務商通常會進行客戶盡職審查，要求公司、董事、股東及實益擁有人的相關資料。這些是接納客戶所需資料，不能與交給公司註冊處的變更表格混為一談。

第3步：書面通知舊服務商，列明交接安排

按合約發出終止通知，列明擬定停任日期、新服務商聯絡人、文件交付方式及未完成工作。若涉及辭任，保留辭任通知；如屬免任，則按章程及適用程序處理，不應為了方便而要求對方倒填日期。

一封通知最好能回答四個問題：服務做到哪一日、政府信件轉交到哪裏、哪些文件要交回，以及何時確認交接完成。收費有爭議的項目，另列明金額及合約依據，方便跟進。

第4步：按章程完成公司決定，銜接新舊任期

按公司的組織章程細則，由有權作出決定的人士辦理停任及委任；一般會以董事會決議或符合章程的書面決議記錄。文件應清楚寫明新舊秘書名稱、生效日期，以及誰獲授權簽署和提交通知。

實務上可安排新秘書在舊秘書停任當日接任，並同步開始收信及紀錄管理。要先確認新秘書已同意接任和完成必要審查，再定最後日期。簽了服務合約，也應檢查公司層面的委任是否已妥善完成。

第5步：在法定期限內交付ND2A

公司須在委任或停任後的15日內，向公司註冊處交付ND2A「更改公司秘書及董事通知書（委任／停任）」。若新舊日期不同，應按各自的生效日期計算期限。

ND2A可申報舊秘書停任及新秘書委任，由一名董事或公司秘書按填表須知簽署。純粹更換秘書，不要誤填成董事變動；表內的「出任董事職位同意書」亦不是公司秘書的委任同意書。詳見官方ND2A表格及填表須知。

交付後，保存表格副本、提交確認及其後的登記結果；如被退回補正，要及時處理。只收到服務商說「已安排」，還不足以確認申報完成。

第6步：更新登記冊，逐項點收文件

更新公司秘書登記冊及相關內部紀錄，確認新服務商收到所需文件。交接清單應列明已收、欠缺、不適用，以及每項的負責人和完成日期；公司自己亦應保留可讀取的副本。

最後查核公眾紀錄是否反映變更，並確認第一封政府信件、第一項到期申報會由誰處理。這一步做妥，才算真正轉得順。

更換公司秘書需要甚麼文件？

以下是一般準備清單；實際要求會因股權架構及服務範圍而不同。特別留意：不是整份清單都要夾在ND2A後面提交。

如新秘書屬自然人，ND2A的公眾部分與PI-ND2A受保護資料頁有不同填寫要求，應照官方須知處理，避免把完整身份資料放錯位置。

公司秘書交接清單：這10項逐項確認

你可以把以下清單複製給新舊服務商使用。屬公司自己的文件，應確認正本或有效電子文件由誰保管；如某項從未存在，標註「不適用」，不用為了湊齊而補造文件。

1. 成立及存續文件：公司註冊證明書、商業登記證、章程及其修訂版本。
2. 成員與股份紀錄：成員登記冊、股份配發及轉讓紀錄、股票及相關存根（如適用）。
3. 董事及秘書紀錄：登記冊、歷次委任／停任通知、董事及秘書資料更改紀錄。
4. 重要控制人登記冊（SCR）：最新登記冊、相關通知及回覆、指定代表資料和備存地址。
5. 決議及會議紀錄：董事、成員的書面決議及會議紀錄，連同仍未完成的簽署事項。
6. 政府申報及回執：歷年NAR1、ND2A／ND2B、NR1／NR2及其他適用文件，連提交、退件及登記結果。
7. 公司印章及實物：如原服務商代為保管印章、鋼印或公司文件盒，點算後簽收；並非每間公司都必須備有鋼印。
8. 政府信件及待辦清單：未處理信件、回覆限期、商業登記續期、報稅及其他跟進事項。
9. 授權及電子檔案：交回公司擁有的檔案，確認可讀取；檢視代理授權和平台聯繫，按需要更新，毋須共用私人帳戶密碼。
10. 交接確認：列出已收及欠缺項目、正本持有人、追收日期，並確認下一項申報由誰負責。

不要只問「公司盒收到了嗎？」更有用的問法是：「最新成員登記冊是哪一版？今年NAR1有沒有提交確認？欠哪份董事決議？」問得具體，對方才容易逐項答覆。

轉秘書時，註冊地址和SCR會自動更新嗎？

不會。秘書、公司地址、登記冊備存位置及SCR指定代表是不同事項。即使原本由同一間服務商包辦，也要逐項安排。

註冊辦事處搬走：檢查NR1及收信安排

若只更換秘書而註冊辦事處維持不變，不會單因轉秘書而需要更改公司地址。如註冊辦事處確實更改，須在更改後15日內交付NR1。新地址開始使用前，確認有權使用、能正常收取政府信件，並安排舊址收到的信件如何轉交。依據：NR1官方填表須知。

如果商業登記上的業務地址也有更改，須按稅務局要求在更改後1個月內通知。若新業務地址與新註冊辦事處相同，可在電子NR1選用相應的一站式通知服務；不要假設每次交NR1都已同步更改所有稅務通訊資料。詳見稅務局一站式公司資料變更通知說明。

登記冊搬走：檢查NR2及指定代表

若SCR原先放在舊秘書辦公室，交接時須確認新備存地點。公司註冊處列明，除適用豁免外，SCR首次在註冊辦事處以外地點備存，或備存地點更改後，須在15日內交付NR2。成員登記冊及其他公司紀錄亦有各自要求，應按實際搬遷情況核對，並非每次轉秘書一律交NR2。

假如舊服務商同時是SCR指定代表，也要安排合資格人士接替並更新紀錄。這個角色不會單憑ND2A自動轉到新秘書名下。可參閱公司註冊處SCR指定代表及備存地點常見問題。

轉公司秘書要多久？報價要怎樣比較？

整體時間取決於合約通知期、客戶審查、簽署速度、是否更改地址，以及舊紀錄是否齊全。15日是變更後的法定申報期限，並不是服務商完成全部交接的保證時間。

詢價時，可以請對方逐項列出：接任及文件處理費、每年秘書費、周年申報代辦及政府規費、註冊地址與收信費、SCR及指定代表服務，以及補回舊紀錄或處理欠交文件的費用。再向舊服務商確認有否合約通知期、未付服務費或提前終止安排。

例如兩份報價都寫「秘書年費」，一份包含NAR1代辦和收信，另一份需要另付，實際總價就不同。比較時用相同服務範圍逐項對照，會比只看第一行價錢準確。

更換公司秘書常見問題

舊秘書不回覆，是否完全不能轉？

不要只因對方未回覆，就假設公司永遠不能更換。應先保留通知及追討紀錄，請新服務商核對章程、合約、有效停任方式和現有公眾紀錄，再安排接任及申報。若涉及文件扣留、欠費或免任爭議，需按個案處理；同時把臨近的法定期限列為優先事項。

一定要舊秘書簽ND2A嗎？

ND2A並非必須由舊秘書簽署，官方須知容許由一名董事或公司秘書簽署。應由簽署當時有資格的人按實際情況簽署；表格的簽署安排，不能代替公司本身所需的有效停任及委任程序。

ND2A、ND2B、ND4有甚麼分別？

ND2A用於委任或停任；同一名秘書的詳情更改，一般用ND2B。ND4則涉及秘書或董事自行申報辭職；公司已用ND2A申報秘書辭職時，辭任秘書毋須再交ND4。不要以為正常轉秘書一定要三份全交。

轉了秘書，之前漏交的年報或稅表會一筆勾銷嗎？

不會。公司過往的申報責任仍然存在。接任前要列出欠交文件及未完成工作，確認補交、跟進和相關費用由誰處理。新秘書的日常年費，也不一定包含清理歷史欠件。

公司沒有生意，是否可以不委任秘書？

一般香港私人有限公司仍須有公司秘書。「沒有營業」也不等於已取得法定不活動公司地位，不能單憑沒有收入便停止處理公司合規事項。

轉秘書會否影響銀行戶口或要重新開公司？

單純更換公司秘書不會令公司變成另一間公司，一般毋須重新註冊或重新開立銀行戶口。不過銀行可能要求更新秘書、地址、聯絡人或授權資料，應按銀行條款核對；若同時更改簽署人，亦要另行處理。

本文為一般公司實務資訊，按上述官方資料整理；涉及章程限制、服務合約或交接爭議，應按公司實際情況尋求專業意見。上市公司及其他特殊類型公司的安排可能不同。